Eine Übersicht

Ab 2025 stehen Unternehmen in Deutschland vor einer bedeutenden Umstellung im Bereich der Rechnungsstellung: Die E-Rechnung wird zur Pflicht. Doch was genau ändert sich, und wie sollten sich Unternehmen darauf vorbereiten? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Neuerungen, die mit der E-Rechnung ab 2025 auf Unternehmen zukommen.

Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt wird. Sie muss bestimmte Vorgaben erfüllen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Bisher war die elektronische Rechnungsstellung vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend, doch ab 2025 wird sie auch für den B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend.

Was ändert sich ab 2025?

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen in einem elektronischen Format gemäß dem Standard „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“ empfangen können. Bezüglich der Ausstellung der E-Rechnung hat der Gesetzgeber Übergangsfristen implementiert. Die Ausstellung im elektronischen Format ist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.00 Euro ab dem 01.01.2027 verpflichtend. Ab dem 01.01.2028 sind dann grundsätzlich, bis auf einige Ausnahmen, alle Unternehmer zur Ausstellung verpflichtet.

Damit wird die papierhafte Rechnung endgültig abgelöst. Das Ziel dieser Umstellung ist eine Vereinfachung der administrativen Prozesse und eine Verbesserung der Transparenz und Effizienz im steuerlichen Bereich.

Verpflichtung zur E-Rechnung

Bislang war die E-Rechnung in Deutschland nur in bestimmten Bereichen verpflichtend, wie zum Beispiel bei der Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Ab 2025 gilt die E-Rechnung jedoch für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen oder öffentliche Stellen ausstellen. Dies bedeutet, dass auch kleinere Unternehmen und Selbstständige betroffen sind.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Trotz der weitreichenden Einführung der E-Rechnung gibt es einige Ausnahmen, bei denen Unternehmen nicht verpflichtet sind, Rechnungen im digitalen Format auszustellen:

1. Rechnungen an Endverbraucher: Rechnungen, die an Privatpersonen oder Endverbraucher (B2C) gestellt werden, sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen. Diese Rechnungen können weiterhin in der herkömmlichen Papierform oder als PDF-Rechnung ausgestellt werden.
2. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Unternehmen, welche die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und daher keine Umsatzsteuer ausweisen, sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Diese Regelung gilt für Unternehmen, deren jährlicher Umsatz unter der Schwelle von 25.000 Euro liegt (Stand 2025). Sie können weiterhin Papier-Rechnungen ausstellen.
3. Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (brutto) von maximal 250 Euro unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
4. Ausnahmen im internationalen Bereich: Wenn Unternehmen Rechnungen an ausländische Kunden stellen, kann es sein, dass aufgrund unterschiedlicher steuerlicher Vorschriften und internationaler Abkommen Ausnahmen bestehen. In diesen Fällen müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die jeweiligen nationalen oder internationalen Vorgaben einhalten.
5. Steuerfreie Leistungen:Sofern mit der Rechnung über eine steuerfreie Leistung im Sinne des § 4 Nr. 8-29 UStG abgerechnet wird, ist eine E-Rechnung nicht verpflichtend.

Formate der E-Rechnung

Um eine reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung von E-Rechnungen zu gewährleisten, müssen alle E-Rechnungen in einem standardisierten Format erstellt werden. Die beiden Hauptformate sind:

– ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format ist eine Mischung aus einer PDF-Rechnung und einer eingebetteten strukturierten XML-Datei, die von Maschinen ausgelesen werden kann. Dieses Format ist besonders benutzerfreundlich und eignet sich auch für kleinere Unternehmen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen.

– XRechnung: XRechnung ist das Standardformat, das in Deutschland für die öffentliche Verwaltung vorgeschrieben ist und nun auch für den B2B-Bereich angewandt werden kann. Es handelt sich dabei um ein reines XML-Format ohne zusätzliche grafische Darstellung.

Automatisierung und Integration in Buchhaltungssysteme

Die Einführung der E-Rechnung wird Unternehmen zwingen, ihre Rechnungsstellung und Buchhaltungssysteme anzupassen. Viele Unternehmen werden ihre Systeme auf eine automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen umstellen müssen. Durch die Integration von E-Rechnungen in die Buchhaltungssoftware können Unternehmen ihre Prozesse deutlich vereinfachen und Fehlerquellen minimieren.

Aufbewahrung der E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen alle Pflichtangaben wie auf Papier-Rechnungen enthalten, jedoch wird ein besonderer Wert auf die Struktur und Maschinenlesbarkeit gelegt.

Es gelten grundsätzlich die gleichen Fristen zur Aufbewahrung, wie auch bei Papierrechnungen. Die Aufbewahrung muss ohne Medienbericht, also in ursprünglicher unveränderter Form erfolgen. Dies regeln die GoBD. Es muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und veränderungssicher sind. Eine regelmäßige Datensicherung ist erforderlich, um Datenverlust zu vermeiden.

Wie bereiten sich Unternehmen vor?

Für Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnung eine Anpassung der internen Prozesse und Systeme. Einige wichtige Schritte zur Vorbereitung auf die neuen Anforderungen ab 2025:

1. Softwareanpassung: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs-und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereiten. Viele Anbieter haben bereits entsprechende Updates angekündigt.
2. Employee training: It is important that invoicing and accounting staff are trained on the new requirements. This can be done through training sessions or webinars.
3. Invoicing review: Companies should review their current invoicing processes and ensure that they comply with legal requirements.
4. External service providers: Numerous providers offer software solutions for creating and managing e-invoices. Companies can use external solutions to simplify the transition process.

Conclusion

The transition to e-invoicing starting in 2025 will represent a significant change for all companies in Germany. However, it also offers numerous advantages, such as increased efficiency, fewer errors, and simplified data storage. Companies should address the new requirements early on and adapt their processes accordingly to ensure a smooth transition. If you have any questions or concerns, please contact your tax advisor.

E-invoicing is a step towards a more digital and transparent economy, and those who jump on the bandwagon early will quickly appreciate the benefits of this transition.

For further questions, please refer to the FAQ catalogue on the website of the Federal Ministry of Finance:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html